[山西]印发《山西省扶贫开发公文处理办法》的通知

文件名称:[山西]印发《山西省扶贫开发公文处理办法》的通知

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为进一步优化我办公文办理程序，提高公文办理质量，现将《山西省扶贫开发办公室公文处理办法》印发你们，请遵照执行。

山西省扶贫办

2016年5月13日

山西省扶贫开发办公室

公文处理办法

为进一步优化公文办理程序，提高公文办理质量，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》和中央关于精简文件的系列规定要求，结合我办实际，制定本办法。

第一章总则

第一条本办法适用于山西省扶贫开发办公室机关公文处理工作。

第二条山西省扶贫开发办公室机关公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布署和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条公文处理由综合处指定专人负责，并对机关公文处理工作进行业务指导。

第二章公文种类

第六条结合我办实际，公文种类及适用范围为：

（一）山西省脱贫攻坚领导小组文件（代字晋脱贫攻坚组）

适用于全省脱贫攻坚重大政策、重要决定、总体规划等行文。

（二）山西省脱贫攻坚领导小组办公室文件（代字晋脱贫攻坚办）

适用于贯彻落实中央、省委和省政府有关脱贫攻坚工作会议情况报告、领导讲话、工作安排等行文。

（三）山西省脱贫攻坚领导小组办公室便函（代字晋脱贫攻坚办函字）

适用于省脱贫攻坚领导小组成员单位及有关部门报送材料、询问事项、函件回复、商洽工作、答复意见等行文。

（四）中共山西省扶贫开发办公室党组文件（代字晋开发党组），

适用于以党组名义的行文。包括：上级党组织和领导的决定、决议、指示和会议精神的贯彻落实意见；内部机构变动、干部选拔、推荐、任免、调动、晋级、晋职、奖惩等重大人事问题，以及对违纪党员干部职工的处分；机关党建、纪检工作；干部群众普遍关心的重大问题；办党组的其他重大工作事项。

（五）山西省扶贫开发办公室文件

主要有两种发文形式：一是（代字晋开发办），适用于全局性、综合性工作行文。包括：向国务院扶贫办、省委和省政府等上级机关报送工作总结、报告、意见、请示等；与省直厅局各部门联合行文；下达项目资金使用计划；通知召开全省性重要工作会议；其他需要以省扶贫办名义行文的事项。

二是（代字晋开发办（X）字），适用于以机关处室代号编序的行文。包括：各项扶贫业务工作通知、意见、工作安排、批复下级部门请示，申请资金、项目安排、项目批复等业务性较强的事项。

（六）山西省扶贫开发办公室便函（代字晋开发办函字）

适用于有关部门报送材料、询问事项、请示批复、函件回复、与其它厅局商洽工作、答复下级单位请求事项等。

(七)山西省扶贫开发办公室发电（代字晋开发办密电、晋开发办明电）

适用于向各市、县扶贫部门发出的紧急通知等。

（八）山西省脱贫攻坚领导小组纪要

主要有全体会议纪要、专题会议纪要、部门联席会议纪要，适用于记载会议的主要精神、议定事项。

（九）山西省扶贫开发办公室纪要

主要有党组会议纪要、主任办公会议纪要、专题会议纪要，适用于记载会议的主要精神、议定事项。

（十）山西省扶贫开发办公室情况通报

适用于传达重要精神、交流工作情况、表彰先进、批评错误、告知重要情况等。

（十一）山西省脱贫攻坚领导小组办公室请示报告

适用于向省脱贫攻坚领导小组领导请示或报告有关事项。

（十二）山西省扶贫开发办公室请示报告

适用于向上级领导请示或报告有关事项。

第三章公文格式

第七条公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（二）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（四）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（五）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（七）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（八）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（九）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十一）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十二）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十三）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十四）页码。公文页数顺序号。

第八条公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第九条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十条公文用纸幅面采用国际标准A4型。

第四章行文规则

第十一条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十二条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。综合处负责公文的格式；各业务处室负责草拟文稿的内容。

第十三条减少发文数量。没有实质内容、可发可不发的文件，一律不发。脱离实际，缺乏针对性和操作性的文件，一律不发。现行文件规定仍然适用的，不再重复发文。通过信息网站公开发布的文件，不再下发纸质文件。

第十四条除综合处外，机关内设处（室）不得对外正式行文。涉及法规、规章等规范性文件需先经政策法规处核稿。发文涉及几个处室的，要内部会签。

第五章公文拟制

第十五条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十六条公文起草应当做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

第十七条公文文稿签发前，应当由综合处进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（四）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十八条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第六章公文办理

第十九条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十条收文办理主要程序是：

（一）签收。凡国务院扶贫开发领导小组、国务院扶贫办和省委、省政府印发的各类文件、资料；领导批示文件；省委、省政府各部门抄送的文件；各市、各部门的请示、报告等，均由综合处统一审核签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。综合处对签收的公文，应及时分类编号进行登记，并加盖收文专用章。登记内容包括发文单位、主要内容、接收日期等。对公文主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，经初审不符合规定的公文应当及时退回来文单位，并说明理由。

（四）承办。综合处对已签收并分类登记的公文，应当及时提出拟办意见，送办领导传阅批示，并根据办领导的批示分送有关处室办理。综合处应随时掌握文件去向，避免漏传、延误。

（五）传阅。呈送办领导传阅文件，送前和退回时均应核实份数。发现差错，应及时查明原因。办领导或有关人员接到送阅文件时，应核对份数，阅毕后应在文件上签署自己的意见、姓名和时间。各处室阅毕文件后要及时退还综合处，各业务处、站之间不得横传文件，一份文件需几个处室阅办的，按领导批示的顺序传阅。传阅时间除公休假日外，一般不得超过一天。个别文件需长时间使用时，应在传阅后另行办理借阅手续。

（六）督办。承办处室收到交办的公文后应当及时处理，紧急公文即收即办。综合处要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办处室按期办结。

第二十一条发文办理主要程序是：

1.复核。已经办领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

2.登记。对复核后的公文，应当到综合处登记发文字号、确定分送范围和印制份数并详细记载。

3.印制。公文印制必须确保质量和时效。

4.核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十二条整理归档。公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》有关规定，由行文承办处室将有关文件底稿、定稿及附件整理，在盖章完毕后留存综合处，个人不得保存应当归档的公文。机关各处、站、中心等相关处室收阅的上级和相关省直厅局的重要文件在每季度末要统一集中整理送交综合处管理。

第七章发文流程

第二十三条发文应当经办领导审批签发。

晋脱贫攻坚组文件由办主要领导审核签批，省脱贫攻坚领导小组组长或副组长签发。

晋脱贫攻坚办文件、晋开发党组文件、晋开发办文件、晋开发办（密）明电由主要领导签发。流程为：

晋脱贫攻坚办函字、晋开发办（）字、晋开发办函字文件由分管领导审批签发。流程为：

省脱贫攻坚领导小组全体会议纪要、专题会议纪要、部门联席会议纪要由办主要领导审核签批，领导小组领导签发。扶贫办党组会议纪要、主任办公会议纪要、专题会议纪要、情况通报、请示报告由办主要领导签发。

签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。联合发文由单位负责人会签。

第二十四条公文经办领导签发后（除会议纪要和情况通报外）方可加盖公章印发。

第二十五条领导已经签发的文稿，不得修改。确需修改应再呈送签发领导审签。

第八章公文管理

第二十六条公文由综合处专职人员统一收发审核、用印、归档和销毁。

第二十七条涉秘公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，复印和翻印机密、秘密文件，按保密管理有关规定办理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期、份数、编号。复制、汇编的涉秘公文视同原件管理。

第二十八条传递、管理涉密公文，必须采取保密措施，确保安全。凡需利用计算机、传真机传输的涉密公文，均应采用加密装置传输，绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

第二十九条没有存查价值的公文，经分管领导批准后，可以定期销毁。销毁涉密公文，应当进行登记，有二人监销，保证不丢失，不泄密。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第九章附则

第三十条本办法从印发之日起执行，2010年制定的《山西省扶贫开发办公室行文管理办法》同时废止。